Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkkejä ja kirjoitusvinkkejä

Olitpa sitten vasta aloittamassa vastaanottovirkailijan uraa tai vaihtamassa vastaanottovirkailijan työtä vuosien kokemuksella, on olemassa kahdenlaisia töitä, joihin voit päätyä. On sellaisia, jotka enemmän tai vähemmän maksavat laskut, ja sitten on sellaisia, jotka saavat sinut hymyilemään ilman näkyvää syytä koko päivän.

Ensimmäinen askel tähän onnelliseen paikkaan on saatekirje, joka saa vastaanottovirkailijan ansioluettelosi oikeaan paikkaan , ja haastatteluaikataulu, jossa on nimesi. Tämä artikkeli opastaa sinua kirjoittamaan vähintään yhtä hyvän saatekirjeen, vaikka kirjoittaisit vastaanottovirkailijan saatekirjeen ilman kokemusta. Lue lisää askel askeleelta.

Luo ansioluettelosi nyt

Luo saatekirjeesi nyt

Etsitkö erilaista saatekirjettä? Katso:

• Baristan saatekirjeen malli
• Baarimikon saatekirjeen malli
• Siivoojan saatekirjeen esimerkki
• Asiakaspalvelun saatekirjeen malli
• Harjoitteluhakemuksen malli
• Markkinoinnin saatekirjeen malli
• Tutkimusavustajan saatekirjeen malli
• Myyntiavustajan saatekirjeen malli
• Myynnin saatekirjeen malli

Eikö työpaikkaasi löydy listalta? Katso täydellinen luettelo saatekirjeesimerkeistä .

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki

Tässä on mitä vastaanottovirkailijoiden saatekirjeeseen tulisi sisällyttää :

1. Aloita vastaanottovirkailijan saatekirjeesi asianmukaisesti asetellulla otsikolla

Kuten työpöytäsi ja sen päällä tai takana oleva yrityksen nimi, vastaanottovirkailijan saatekirjeen otsikko on ensimmäinen asia, jonka ihmiset näkevät saatuaan hakemuksesi. Yrityksen nimen ja logon tavoin otsikon on täytettävä tietyt perusvaatimukset, jotta se näyttää sopivan ammattimaiselta.

Luovuudelle ei ole sijaa, vaan toimitaan näin:

• Tasaa oikealle: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jätä rivi ja lisää kirjoituspäivämäärä, myös oikealle tasattuna.
• Tasaa vasemmalle: rekrytoijan koko nimi, työtehtävänimike, yrityksen nimi ja yrityksen postiosoite.

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki: otsikko

Luo saatekirjeesi nyt

2. Puhu vastaanottovirkailijan saatekirjeen lukijalle oikealla tavalla

Saatekirjeen aloitussanan on oltava kuin hymysi, kun vierailija kävelee työpöytäsi luo. Se voi olla pelkkä muodollisuus, se on ihan ok, mutta sen on oltava silti ammattimainen ja kohtelias. Jos tähän on olemassa voittava kaava, se on "Hyvä" + henkilön etunimi.

Jos et halua aloittaa kirjoittamalla etunimellä (esimerkiksi jos kirjoitat huomattavasti korkea-arvoisemmalle henkilölle), turvallinen vaihtoehto on muoto "Hyvä" + henkilön titteli + sukunimi. Tällaisissa tapauksissa käytä aina naispuolisesta sukunimestä, elleivät he ole tehneet selväksi, että he haluavat jotain muuta.

Ellei vastaanottajalla ole akateemista (tai sotilaallista tai uskonnollista) arvonimeä, sinun on varmistettava hänen sukupuolensa ennen kuin puhuttelet häntä. Jos et vieläkään ole varma jonkun sukupuolesta yritettyäsi selvittää sitä etkä halua käyttää pelkkää etunimeä, käytä muotoa "Hyvä" ja koko nimeä.

Mitä tapahtuu, jos et tiedä rekrytoijan nimeä ollenkaan? Kirjoita vain tuo kuolematon "Kenelle se kuuluu" ja jätä asia siihen? Ehdottomasti ei. Vältä tätä ja muita vastaavia ilmaisuja (esim. "Hyvä herra/rouva") kuin ruttoa. Sen sijaan tee kaikkesi selvittääksesi, kuka hakemuksesi vastaanottaa.

Siinä erittäin harvinaisessa tapauksessa, että et tiedä , kenelle saatekirjeesi tulisi osoittaa , osoita se oikeaan rooliin tai tehtävään. Voit esimerkiksi käyttää muotoa "Hyvä toimistopäällikkö" tai "Hyvä vastaanottopäällikkö". Sinun on silti tehtävä jonkin verran taustatutkimusta, jotta onnistut tässä.

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki: tervehdys

3. Aloita vastaanottovirkailijan saatekirjeesi huomiota herättävällä ensimmäisellä kappaleella

Useimmissa vuorovaikutustilanteissa olet työnantajasi ensivaikutelma vierailijoiden ja kylmäsoittajien silmissä. Tapa, jolla tervehdit, neuvot tai ohjaat vierailijaa, vaikuttaa suuresti siihen, miten he saavat käsityksen työnantajastasi. Vastaanottovirkailijan saatekirjeen ensimmäinen kappale on monella tapaa samanlainen.

Sen lisäksi, että aloituskappaleesi on yleisesti ottaen hämmäyttävä ja lukijan huomion herättävä, sen on:

• Mainitse hakemasi työtehtävä ja yrityksen nimi.
• Näytä, mitä voit tarjota potentiaaliselle uudelle työnantajallesi (näyttämällä, mitä olet tehnyt edelliselle/edellisille työnantajallesi/työnantajillesi).
• Täydy rooliin liittyvään innostukseesi.

Jos sinulla on jo jonkin verran kokemusta vastaanottovirkailijan työstä, toisen kohdan saavuttaminen on melko suoraviivaista:

• Aloita saavutuksesta, jostakin työssä tekemästäsi asiasta ja sen työnantajallesi tuomista hyödyistä.
• Varmista, että tämä saavutus on linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa.
• Selitä, miten voit soveltaa saavutukseesi johtaneita taitoja yrityksen tilanteessa (tämä on usein ilmeistä eikä sitä tarvitse selittää erikseen).

Jos kirjoitat vastaanottovirkailijan saatekirjettä ilman kokemusta , sinun on käytettävä hieman erilaista lähestymistapaa:

• Johda intohimollasi roolia (tai jopa yritystä) kohtaan.
• Kuvaile jokin opintoihisi tai vapaaehtoistyöhösi tai harjoitteluusi liittyvä merkittävä saavutus.
• Sisällytä uskomuslausunto, jolla osoitat vastaavasi yrityksen ilmoitettuja arvoja ja missiota.

Suositeltiinko sinua tehtävään? Nyt on hyvä hetki mainita siitä, jos suositeltiin. Se, että joku organisaatiossa ajattelee sinun sopivan tehtävään, on valtava plussa sekä sinulle että yritykselle. Käytä siis tilaisuus hyväksesi ja mainitse nimesi. Kyse ei ole nepotismista, kunhan olet siitä vastuullinen.

Koko aloituskappaleen tulisi olla yhteensä 40–80 sanaa pitkä. Niin monimutkaiselta kuin se saattaakin vaikuttaa, siinä ei lopulta ole paljoa. Katso inspiraatiota alla olevasta esimerkistä.

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki: avauskappale

Sinun ei tarvitse luoda mitään sisältöä itse. LiveCareerin saatekirjegeneraattori ehdottaa automaattisesti parasta sisältöä saatekirjeeseesi valmiiden esimerkkien ja asiantuntijavinkkien avulla.

Luo saatekirjeesi nyt

4. Käytä vastaanottovirkailijan saatekirjettä osoittaaksesi, mitä voit tuoda yritykseen

Vastaanottovirkailijoita on riittävästi ja he ovat loistavia. Voit väittää olevasi mahtava niin paljon kuin haluat, mutta näyttäminen on aina tehokkaampaa kuin kertominen. Näytä, mitä voit tuoda yritykselle esittelemällä nykyiselle ja/tai edelliselle työnantajallesi tuomiasi etuja.

Tee tämä kuvailemalla kahta tai kolmea saavutustasi aiemmista työpaikoistasi. Saavutus on yksinkertaisesti kuvaus työssä tekemistäsi toimista ja työnantajasi näistä toimista saamasta hyödystä. Toimenpiteesi ovat saattaneet olla vastaus tiettyyn projektiin, ongelmaan tai yleisemmin tilanteeseen.

Mitä tuoreempia nämä toimet ovat, sitä parempi tietenkin. Muista mitata kaikki mitä voit – ennen kaikkea ne hyödyt, joita työnantajasi sai taidoistasi, ponnisteluistasi tai aloitteellisuudestasi. Aloita jokainen saavutus vahvalla verbillä, kuten "hallittu", "organisoitu" tai "vähennetty". Määrittele tarvittaessa tilanne.

Harkitse CAR-lähestymistavan (Context-Action-Result) käyttöä ajatustesi jäsentämisessä. Voit arvioida asioita voidaksesi ilmaista ne numeroilla, mutta pysy maadoittuneena ja realistisena. Yhdistä kaksi tai kolme tällaista saavutusta ja selitä ne juuri sopivasti, jotta ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.

Tavoitteena tulisi olla yhteensä 120–200 sanaa. Tämä voi olla yhden tai kahden kappaleen muodossa. Käytä luettelomerkkejä jakaaksesi suuret tekstilohkot pienempiin, hallittavampiin ja helpommin haettaviin osiin. Vastaanottovirkailijan saatekirjeesi luetaan useammin kuin kerran, jos teet sen oikein.

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki: leipäteksti

5. Kääri vastaanottovirkailijan saatekirje ja lisää siihen toimintakehotus

Käytä yhteensä 40–60 sanaa tiivistääksesi saavutuksesi ja tiivistääksesi ne siististi. Yhdistä ne siihen, miten voit hyödyttää yritystä, jos se ei ole heti selvää. Lisää mahdollisuutesi mukaan hieman enemmän yritystä koskevaa tutkimusta, mutta älä pakota sitä.

Kiitä saatekirjeesi lukijaa hänen ajastaan ja huomiostaan. Se on pieni mutta merkittävä ele, joka osoittaa arvostuksesi ja että arvostat heidän aikaansa. Päätä saatekirjeesi itsevarmaan toimintakehotukseen, jossa ehdotat prosessin seuraavaa vaihetta (puhelu tai työhaastattelu).

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki: sulkeminen

6. Allekirjoita vastaanottovirkailijan saatekirje oikein

Tiedätkö ne puhelut, joihin vastaaminen kestää hetken, mutta jotka jättävät sinut oudon tyytyväiseksi siitä, että olet pystynyt auttamaan jotakuta? Se voi olla niinkin yksinkertainen kysymys kuin "mihin aikaan suljette tänään?", ja silti se jättää sinut tuntemaan, että olet vauhdissa. Saatekirjeen allekirjoittaminen voi olla samanlaista monella tapaa.

Ei siinä ole mitään järkeä, vain kaksi vaihtoehtoa ja yksi valinta tehtävänä:

• Päätä saatekirje sanaan "Ystävällisin terveisin", jos olet osoittanut sen jollekulle nimeltä.
• Lopeta sanaan "Ystävällisin terveisin", jos et tehnyt niin, esim. jos käytit "Hyvä toimistopäällikkö".

Jätä hieman ylimääräistä tilaa ennen kuin kirjoitat koko nimesi. Tämä tila on allekirjoitustasi varten, jos tulostat saatekirjeesi ja lähetät sen paperikopiona. Todennäköisemmässä tapauksessa, että lähetät hakemuksesi sähköisesti, jätä kirjoitetun nimesi yläpuolella oleva tila tyhjäksi.

Vastaanottovirkailijan saatekirjeen esimerkki: kuittaus

7. Pidä nämä asiat mielessä ennen vastaanottovirkailijan saatekirjeen lähettämistä

Hyvä yksityiskohtien huomioiminen on aina tärkeä ominaisuus vastaanottovirkailijassa. Selkeistä muistiinpanoista tapaamisista ja viesteistä pakettien ja avainkorttien seurantaan. Varmista, että vastaanottovirkailijan saatekirjeesi osoittaa yksityiskohtien huomioimisesi kaikin mahdollisin tavoin. Noudata näitä saatekirjeen muotoilusääntöjä :

Pidä pituus sopivana ja mittasuhteet kunnossa

Kuinka pitkä saatekirje voi olla?

• Lyhyet saatekirjeet toimivat parhaiten (varsinkin jos kyseessä on sähköpostisaatekirje ). Saat yhteensä 250–400 sanaa (puoli A4-sivua yhteen A4-sivuun).
• Aloituskappaleesi tulisi olla 60–80 sanaa pitkä.
• Pääkappaleidesi tulisi olla 120–200 sanaa pitkiä.
• Loppukappaleesi tulisi olla 40–60 sanaa pitkä.

Vastaanottovirkailijan CV:n ja saatekirjeen tulee olla samansuuntaiset

Vastaanottovirkailijan ansioluettelo ja saatekirje ovat kaksi osaa kokonaisuutta. Fontti-, fonttikoko- ja (mahdollisten) värivalintojen tulisi heijastaa tätä. Varmista, että nämä kaksi asiakirjaa muodostavat visuaalisesti selkeän kokonaisuuden.

Valitse hienovarainen, ammattimainen fontti

Fonttivalintasi ei saisi herättää huomiota. Jos fontin valintaan voisi olla vain yksi sääntö, se olisi "ei mitään hullua". Jotain Noton, Garamondin tai Arialin kaltaista käy, ja jos olet epävarma, jätä oletusarvoinen Liberation tai Calibri paikoilleen. Fonttikoon tulisi olla 11 tai 12 pistettä.

Kiinnitä huomiota asetteluun ja väleihin

Saat siistin ulkoasun käyttämällä runsaasti tyhjää tilaa erottaaksesi saatekirjeen osat selkeästi toisistaan. Pidä kaikki mahdollisimman tasapainoisena.

Älä kopioi ja liitä vastaanottovirkailijan saatekirjettäsi

Jos noudatat tätä opasta, huomaat, että sinun on kirjoitettava uusi saatekirje jokaista työhakemusta varten. Älä sorru kierrättämään osia yhdestä saatekirjeestä toiseen. Aloita jokainen saatekirje tyhjästä. Tämä on kenties tehokkain tapa parantaa mahdollisuuksiasi.

Pysy PDF-muodossa

Vielä yksi vinkki. Suojaa muotoilusi tallentamalla/viemällä tiedostot PDF-muotoon, ellei sinulta ole pyydetty jotain muuta.

Pelkkä saatekirje ei yksinkertaisesti riitä – tarvitset myös vaikuttavan ansioluettelon. Luo ansioluettelosi muutamassa minuutissa. Seuraa vain ohjattua toimintoamme ja täytä jokainen ansioluettelon osio valmiilla sisällöllä. Aloita valitsemalla ammattimainen ansioluettelopohja .

Luo ansioluettelosi nyt

Toivottavasti tämä artikkeli vastasi etsimääsi! Jäikö jokin kohta epäselväksi? Kirjoitatko vastaanottovirkailijan saatekirjettä ilman kokemusta? Kerrothan minulle alla olevassa kommenttiosiossa.

Näin tarkistamme sisältöä LiveCareerissa

Toimituksemme on tarkistanut tämän artikkelin varmistaakseen, että se on LiveCareerin toimituksellisten ohjeiden mukainen. Tarkastuksen tarkoituksena on varmistaa, että asiantuntijaneuvomme ja suosituksemme ovat yhdenmukaisia kaikissa uraoppaissamme ja että ne ovat linjassa nykyisten CV:n ja saatekirjeen kirjoitusstandardien ja -trendien kanssa. Yli 10 miljoonaa työnhakijaa luottaa meihin, ja tuemme heitä unelmatyönsä löytämisessä. Jokaista artikkelia edeltää tutkimus ja tarkastelu sen varmistamiseksi, että sisältömme vastaa markkinoiden nykyisiä trendejä ja kysyntää.